Gestion électronique des registres obligatoires : comment elle fonctionne ?
La tenue et la mise à jour des registres est une obligation radicale pour les entreprises. En cas de non remplissage de cette obligation, les sociétés encourent de lourdes amendes et sanctions. Pourtant, l’établissement de tous ces registres n’est pas du tout chose aisée. Il s’avère non seulement contraignant, mais aussi et surtout fastidieux. Heureusement qu’aujourd’hui, la réalisation de cette tâche est facilitée par la gestion électronique. Vu la complexité des tâches administratives, indispensable d'y remédier avec un nouvel système de gestion qui épargnera les entreprises des risques de sanctions. Mais comment fonctionne-t-elle ? Découvrez dans cet article ce qu’est la gestion électronique des registres obligatoires ainsi que son fonctionnement.
Gestion électronique des registres obligatoires : qu'est-ce que c'est ?
La gestion des paperasses est non seulement compliquée, mais nécessite essentiellement un investissement en temps considérable. De là est né la gestion électronique des documents ou GED, qui consiste à convertir les documents en papier en une version électronique. La gestion électronique des registres obligatoires en fait alors partie. Ce processus met en place un logiciel performant afin de vous faciliter l’organisation et la gestion des informations essentielles de votre entreprise. Besoin de plus de détails ? Rendez-vous sur https://lootibox.com, la plateforme qui simplifie vos obligations règlementaires.
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Une solution pratique pour vos travaux quotidiens
La gestion électronique des registres obligatoires permet une disponibilité rapide de ces documents en cas de besoin urgent. Il s’agit donc d’une solution parfaite pour l’organisation et l’harmonisation des différents processus légaux au sein de votre société. Grâce à ce processus, les registres obligatoires sont plus faciles d’accès. Vous pouvez procéder plus vite à leur exploitation, leurs modifications et à leur suppression, si besoin est. En plus de centraliser toutes les informations, cette numérisation améliore significativement les collaborations entre les hiérarchies y afférentes.
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Fonctionnement de la gestion électronique des registres obligatoires
La gestion électronique des registres obligatoires de votre entreprise se fait en quatre étapes bien distinctes :
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- la numérisation des registres
- le traitement des registres
- le stockage des registres
- la mise en place des fonctionnalités de diffusion
Dans l’étape de la numérisation, vos registres obligatoires en papier sont scannés. Ces derniers sont ensuite classés, référencés et indexés dans la phase de traitement. À ce stade, chaque registre présente une description, un type et une date de création précis. Cela permet de faciliter l’exploitation de ces documents et d’accélérer vos recherches selon vos besoins.
La troisième étape prend en charge le stockage de vos registres obligatoires. Il est important que celui-ci soit adapté à la capacité volumique des documents. Aussi, les sauvegardes sont indispensables pour protéger les données contre les divers risques. Cela peut s’agir d’un incendie, d’une panne ou de tout autre problème susceptible d’impacter les registres.
Quant à l’étape finale, elle concerne